傳統(tǒng)的人力資源管理模式已不能適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)對(duì)人力資源管理的需要，借助互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)人力資源信息化管理已是當(dāng)務(wù)之急。同時(shí)，降本增效始終是每一個(gè)企業(yè)追求的長期目標(biāo)，因此要想使人力資源管理擺脫重復(fù)繁雜的日常管理事務(wù)，從而提高人力資源管理的效率，降低企業(yè)的管理成本，迫切需要一種強(qiáng)有力的工具來適應(yīng)企業(yè)自身的發(fā)展需求，滿足社會(huì)信息化的要求。

那么，為何說人力資源管理系統(tǒng)是幫助企業(yè)降低成本和提高效率的有力工具呢？事實(shí)上，我們可以從以下幾個(gè)方面進(jìn)行深入的探討。

一、人事檔案管理在傳統(tǒng)的人力資源管理模式中，常常采用人工方式對(duì)企業(yè)人事檔案資料進(jìn)行管理。而且手工的管理方式總能避免下列弊端：

1.占用空間大，容易受到環(huán)境影響。當(dāng)企業(yè)處于升級(jí)期或已成為集團(tuán)型企業(yè)時(shí)，其管理的員工人事檔案資料一定要比經(jīng)營初期要復(fù)雜得多，此時(shí)需要通過較大的存儲(chǔ)空間來進(jìn)行人事檔案資料的存儲(chǔ)。

2.紙質(zhì)檔案受環(huán)境因素的影響較大，溫度高、濕度大、光線強(qiáng)、有害氣體多等因素都會(huì)使紙張氧化，使紙張易碎，壽命縮短。另外，由于員工檔案保存時(shí)間過長，還容易出現(xiàn)字跡散亂、模糊不清等現(xiàn)象，對(duì)紙質(zhì)檔案的完整性造成極大威脅。

3.管理費(fèi)用高，找不到維修。對(duì)一些企業(yè)來說，員工人事檔案資料可能不只是勞動(dòng)合同、員工簡歷、身份證復(fù)印件、證書復(fù)印件那么簡單。一些企業(yè)可能還會(huì)涉及到體檢報(bào)告、員工獎(jiǎng)勵(lì)或懲罰材料等紙面數(shù)據(jù)，因此，當(dāng)企業(yè)的員工人數(shù)超過了人力資源管理的限度時(shí)會(huì)采用招聘更多的HR來協(xié)助管理這些事務(wù)，這將給企業(yè)帶來額外的人力成本。此外，當(dāng)員工有部分資料需要修改時(shí)，往往會(huì)讓HR在資料的海洋中找不到北，導(dǎo)致查找資料和修改資料過程耗時(shí)較長。

所以，在企業(yè)使用人力資源管理系統(tǒng)時(shí)，通過系統(tǒng)中的員工管理可以實(shí)現(xiàn)對(duì)員工人事檔案資料的完整管理，而在需要查找或修改員工資料時(shí)，HR既可以通過點(diǎn)擊員工管理花名冊(cè)上的姓名進(jìn)行數(shù)據(jù)穿透來查看和修改員工資料信息；也可以通過系統(tǒng)中的自助服務(wù)功能讓員工自己修改個(gè)人資料，然后通過流程審批，實(shí)現(xiàn)員工資料的自動(dòng)更新。兩種方法都可以提高人力資源部的工作效率，同時(shí)由于管理資料過多而造成的人力成本和時(shí)間成本都可以節(jié)約。

二、考勤管理統(tǒng)計(jì)，在信息化技術(shù)不斷發(fā)展的今天，基于人工統(tǒng)計(jì)計(jì)算的考勤管理存在著諸多弊端：

1.在考核方式上，企業(yè)多采用傳統(tǒng)的考勤機(jī)器收集員工的考勤打卡情況，而傳統(tǒng)的考勤機(jī)器往往需要人工導(dǎo)出才能看到考勤數(shù)據(jù)，這對(duì)于集團(tuán)型或連鎖型企業(yè)而言，隨時(shí)查看各分子公司或門店的考勤數(shù)據(jù)并進(jìn)行匯總是相對(duì)較難的；

2.考勤機(jī)器導(dǎo)出的考勤數(shù)據(jù)一般采用excel表格形式，無法保證其真實(shí)性；另外，對(duì)集團(tuán)型企業(yè)或連鎖型企業(yè)而言，各分子公司或門店因業(yè)務(wù)需要必須配置考勤機(jī)器，也會(huì)增加企業(yè)的運(yùn)營成本。

因此，企業(yè)使用人力資源管理系統(tǒng)的好處在于，既可以實(shí)時(shí)在線查看每個(gè)員工的出勤情況，又可以自動(dòng)統(tǒng)計(jì)每日、每月的出勤情況，不用再去分店、分店進(jìn)行數(shù)據(jù)匯總和報(bào)告，這樣不僅提高了企業(yè)對(duì)出勤情況的管理效率，也減少了企業(yè)所需投資的硬件成本。

三、培訓(xùn)管理，在企業(yè)規(guī)模達(dá)到一定規(guī)模時(shí)，往往會(huì)投入更多的資金用于培訓(xùn)管理，原因是需要讓員工迅速掌握上崗技能，或者是想要進(jìn)一步提高企業(yè)人才的綜合素質(zhì)，這包括租用場地的費(fèi)用、外聘講師的費(fèi)用以及場地離企業(yè)太遠(yuǎn)而引起的費(fèi)用。而參加培訓(xùn)的人員太多，又難以形成良好的學(xué)習(xí)環(huán)境和交流氛圍，又容易導(dǎo)致培訓(xùn)效果不佳。

與此不同的是，人力資源管理系統(tǒng)不受時(shí)間空間的限制，員工可以通過系統(tǒng)中的自助功能實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)或手機(jī)端的培訓(xùn)課程學(xué)習(xí)，為企業(yè)節(jié)省了不必要的培訓(xùn)成本；同時(shí)，企業(yè)還可以在系統(tǒng)中隨時(shí)查看員工的培訓(xùn)情況，并與培訓(xùn)管理部門的考試系統(tǒng)相結(jié)合，對(duì)員工的培訓(xùn)效果進(jìn)行有效考核，從而提高了培訓(xùn)效率。

總之，人力資源管理系統(tǒng)軟件中幫助企業(yè)降低成本、提高效率的功能遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過了上述提到的范圍，因此，只有真正把人力資源管理系統(tǒng)融入企業(yè)的管理系統(tǒng)中，企業(yè)才能真正感受到其益處，從而更好地推進(jìn)現(xiàn)代人力資源管理信息化的進(jìn)程。