選定合適的eHR解決方案，需要用戶制定正確的選型策略，遵循規(guī)范的選型流程以及設(shè)計(jì)完善的供應(yīng)商評(píng)價(jià)體系。這不僅能幫助用戶避免選型陷阱，有效規(guī)避投資風(fēng)險(xiǎn)，還能大大縮短用戶的選型周期，降低選型成本。為此，我們總結(jié)出以下七大步驟，供用戶選型時(shí)參考。

第一步：確定項(xiàng)目組及目標(biāo)

eHR系統(tǒng)是人力資源管理業(yè)務(wù)與IT技術(shù)的融合，在進(jìn)行選型時(shí)需要考慮的因素很多。一般來(lái)說(shuō)，我們建議用戶成立一個(gè)3-7人組成的選型項(xiàng)目組。成員除了HR部門的關(guān)鍵業(yè)務(wù)人員和有經(jīng)驗(yàn)的IT管理人員外，還應(yīng)該有企業(yè)的管理者代表參與，以加強(qiáng)與企業(yè)管理層的溝通，這對(duì)獲得企業(yè)決策層自始至終的支持非常有益。一些大型企業(yè)在選型時(shí)，還會(huì)在項(xiàng)目組之外設(shè)立獨(dú)立的項(xiàng)目指導(dǎo)委員會(huì)。該委員會(huì)由清一色的具有決策權(quán)的高級(jí)管理人員組成，他們負(fù)責(zé)審批預(yù)算，參與合同談判，并給項(xiàng)目組提供各種必要支持。

項(xiàng)目組成立后的首要任務(wù)，是要立足企業(yè)實(shí)際，設(shè)定eHR項(xiàng)目的建設(shè)目標(biāo)。在選型開(kāi)始前沒(méi)有明確的目標(biāo)，將會(huì)導(dǎo)致項(xiàng)目組浪費(fèi)大量時(shí)間對(duì)一些并不適合的產(chǎn)品與供應(yīng)商進(jìn)行0評(píng)估，甚至導(dǎo)致選擇不合適的合作伙伴。在設(shè)定項(xiàng)目目標(biāo)時(shí)，用戶需要先回答下述幾個(gè)問(wèn)題：

1、eHR系統(tǒng)如何與企業(yè)現(xiàn)有的IT戰(zhàn)略結(jié)合起來(lái)。

2、需要該系統(tǒng)提供什么功能，為什么需要這些功能。

3、希望通過(guò)該項(xiàng)目取得何種成效。

4、新系統(tǒng)的業(yè)務(wù)驅(qū)動(dòng)模型是什么，系統(tǒng)如何對(duì)HR業(yè)務(wù)需求提供全面支持。

確定項(xiàng)目目標(biāo)，需要項(xiàng)目組與企業(yè)高層管理者、HR管理人員、部門經(jīng)理、普通員工甚至外部用戶等企業(yè)內(nèi)外部與業(yè)務(wù)相關(guān)的不同角色進(jìn)行充分溝通來(lái)完成。只有這樣，才能確定出滿足自身需要的合理目標(biāo)。

第二步：確定項(xiàng)目預(yù)算

確定項(xiàng)目預(yù)算是比較困難的。用戶擬定預(yù)算一般會(huì)參考兩種方法：一是通過(guò)了解供應(yīng)商的一般報(bào)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)來(lái)擬定；二是通過(guò)向其他已經(jīng)實(shí)施過(guò)eHR系統(tǒng)的同行了解項(xiàng)目成本情況。

比較規(guī)范的做法是，在與供應(yīng)商溝通前，用戶先要了解企業(yè)過(guò)去在IT系統(tǒng)上的投資策略，以便評(píng)估企業(yè)在IT系統(tǒng)建設(shè)不同環(huán)節(jié)上的投資意愿。與此相對(duì)應(yīng)，在擬定預(yù)算時(shí)，要特別注意將費(fèi)用至少劃分成三部分，即軟件系統(tǒng)費(fèi)用、實(shí)施費(fèi)用以及相應(yīng)的運(yùn)行環(huán)境建設(shè)費(fèi)用。軟件費(fèi)用一般指軟件許可費(fèi)用及每年的升級(jí)維護(hù)費(fèi)用；實(shí)施費(fèi)用則包括了軟件配置、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換、培訓(xùn)以及定制開(kāi)發(fā)等方面的費(fèi)用，某些時(shí)候還可能會(huì)因?yàn)橐氲谌阶稍兩?，以幫助完成?xiàng)目實(shí)施工作，而需要用戶支付額外的咨詢費(fèi)用；運(yùn)行環(huán)境建設(shè)費(fèi)用包括與eHR系統(tǒng)相配套的其他軟件系統(tǒng)投入以及相應(yīng)的硬件投入。

第三步：確定項(xiàng)目建設(shè)模式

對(duì)于IT部門力量比較強(qiáng)大的用戶而言，隨著eHR系統(tǒng)選型工作的不斷推進(jìn)，項(xiàng)目組成員經(jīng)常會(huì)在自行開(kāi)發(fā)還是外包給專業(yè)eHR供應(yīng)商之間艱難選擇。這是一場(chǎng)非常耗費(fèi)精力的爭(zhēng)論，選型流程走到這一步，用戶不應(yīng)讓這種爭(zhēng)論繼續(xù)下去，否則因?yàn)檫@個(gè)因素的不確定將使得后續(xù)選型工作遠(yuǎn)離制定的目標(biāo)。

是自行開(kāi)發(fā)還是外包？可以通過(guò)回答以下幾個(gè)問(wèn)題來(lái)確定答案：內(nèi)部是否能為eHR項(xiàng)目提供所有必需的IT資源；HR部門是否有足夠的精力與專業(yè)知識(shí)來(lái)完成系統(tǒng)分析與設(shè)計(jì)工作，并自始至終能指導(dǎo)IT部門的開(kāi)發(fā)工作；與企業(yè)其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)相比，IT部門將賦予eHR項(xiàng)目怎樣的優(yōu)先權(quán)；HR部門能否得到IT部門及時(shí)、高質(zhì)量的服務(wù)；是否有很多特殊要求以致外部供應(yīng)商提供的eHR系統(tǒng)不能通過(guò)實(shí)施配置來(lái)滿足企業(yè)70%以上的需求。

雖然有些用戶已經(jīng)自行開(kāi)發(fā)了一些簡(jiǎn)單的人事管理系統(tǒng)，但外包給專業(yè)廠商是目前以及未來(lái)的主流趨勢(shì)。

第四步：選供應(yīng)商

用戶往往會(huì)通過(guò)請(qǐng)其他已實(shí)施eHR解決方案的同行推薦、互聯(lián)網(wǎng)搜索、向第三方eHR詢商求助這三種途徑來(lái)初步收集供應(yīng)商信息。面對(duì)眾多候選供應(yīng)商，用戶需要將候選供應(yīng)商的數(shù)量縮小到精力所及的范圍之內(nèi)，明確列出一系列供應(yīng)商必須滿足的要求，并以郵件或電話等方式與候選供應(yīng)商進(jìn)行溝通。

在對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行初選時(shí)，項(xiàng)目組應(yīng)該著手準(zhǔn)備RFP（需求建議書(shū)）。RFP是用戶為確保供應(yīng)商理解項(xiàng)目的需求，并在此基礎(chǔ)上提供項(xiàng)目建議書(shū)，編制而成的需求規(guī)范。RFP不能確保用戶據(jù)此就能獲得理想的eHR解決方案，但卻可以幫助用戶發(fā)現(xiàn)那些盡可能接近自身需求的系統(tǒng)。編制RFP的過(guò)程實(shí)際上也是用戶進(jìn)一步明確自己的目標(biāo)與需求的過(guò)程，并以此建立起用戶與供應(yīng)商深入溝通的橋梁。RFP可節(jié)省選型時(shí)間，并使得各供應(yīng)商之間的比較變得更容易，可以避免一些潛在疏漏。因此，編寫RFP十分必要。

一般而言，RFP主要應(yīng)包括以下幾部分內(nèi)容：企業(yè)情況概述/HR管理現(xiàn)狀，項(xiàng)目的建設(shè)目標(biāo)、實(shí)施范圍、需要支持的員工數(shù)量、需要支持的用戶數(shù)量，功能需求描述、性能要求，現(xiàn)有IT基礎(chǔ)設(shè)施環(huán)境描述、技術(shù)要求，項(xiàng)目進(jìn)度要求，對(duì)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)要求等，供應(yīng)商已實(shí)施過(guò)的主要用戶名單及聯(lián)系方式（至少20家以上，需要包括一批與項(xiàng)目組要求的規(guī)模接近或業(yè)務(wù)背景類似的用戶），供應(yīng)商答復(fù)RFP及提交項(xiàng)目建議書(shū)的注意事項(xiàng)。

一旦完成了RFP編寫，就可以將其發(fā)送給那些經(jīng)初選認(rèn)定的具備競(jìng)標(biāo)資格的供應(yīng)商，并給這些供應(yīng)商預(yù)留2~4周時(shí)間回應(yīng) RFP.在此期間，供應(yīng)商會(huì)不斷對(duì)RFP提出一些疑問(wèn)，必要情況下，項(xiàng)目組需要就此對(duì)RFP進(jìn)行修改，并以正式的形式統(tǒng)一通知所有參與競(jìng)標(biāo)的供應(yīng)商。但在方案建議書(shū)提交日期到來(lái)之前2~4天，應(yīng)停止對(duì)RFP進(jìn)行任何調(diào)整，以利于供應(yīng)商整理出穩(wěn)定版本的建議書(shū)并打印制作成提交時(shí)所需的正式投標(biāo)文件。

第五步：評(píng)估方案建議書(shū)

供應(yīng)商在正式提交方案建議書(shū)之前，用戶需要制定評(píng)估建議書(shū)的標(biāo)準(zhǔn)。通常的做法是，可以創(chuàng)建一個(gè)電子表格，將RFP中涉及的所有關(guān)鍵條目提取出來(lái)分類排列，根據(jù)其對(duì)用戶的重要程度而指定不同的分值權(quán)重。需要指出，報(bào)價(jià)在這一階段的評(píng)估中權(quán)重不宜過(guò)大，因?yàn)閮r(jià)格的靈活性比較大，在后期的商務(wù)談判過(guò)程中一般都會(huì)有所變動(dòng)。但報(bào)價(jià)必須在建議書(shū)里予以明示，因?yàn)檫@個(gè)報(bào)價(jià)將會(huì)成為未來(lái)進(jìn)行價(jià)格談判的參考依據(jù)，不至于使供應(yīng)商毫無(wú)根據(jù)、漫無(wú)邊際地進(jìn)行價(jià)格調(diào)整。

項(xiàng)目組的每一個(gè)成員都應(yīng)參與項(xiàng)目建議書(shū)的評(píng)估，而且最好是分別進(jìn)行，避免互相影響。項(xiàng)目組與供應(yīng)商的溝通接口應(yīng)該一致，評(píng)估中遇到的任何問(wèn)題需提交項(xiàng)目組負(fù)責(zé)人或其他指定人員協(xié)調(diào)解決。項(xiàng)目組各成員在指定期間內(nèi)完成評(píng)估工作后，應(yīng)該以會(huì)議的形式將評(píng)估情況進(jìn)行總結(jié)與討論，并確定哪些供應(yīng)商可以進(jìn)入下一輪競(jìng)標(biāo)，并為這批供應(yīng)商安排進(jìn)行系統(tǒng)演示的大致日程。無(wú)論是獲得進(jìn)一步機(jī)會(huì)的供應(yīng)商，還是被取消下一輪競(jìng)標(biāo)資格的供應(yīng)商，項(xiàng)目組都應(yīng)該正式通知對(duì)方，并要做好為那些失去機(jī)會(huì)的供應(yīng)商提供合理解釋的準(zhǔn)備。

接下來(lái)是系統(tǒng)演示，這為用戶與供應(yīng)商創(chuàng)造了面對(duì)面溝通的機(jī)會(huì)。在這個(gè)階段，用戶應(yīng)該掌握系統(tǒng)演示的主動(dòng)權(quán)，準(zhǔn)備好在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候就一些關(guān)鍵問(wèn)題進(jìn)行提問(wèn)，但不要過(guò)分關(guān)注每一個(gè)細(xì)節(jié)。對(duì)供應(yīng)商系統(tǒng)演示效果的評(píng)估主要基于兩個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，即RFP階段的評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)以及供應(yīng)商對(duì)用戶預(yù)先提供的演示用例的滿足程度。全部系統(tǒng)演示過(guò)程結(jié)束后，用戶對(duì)每一家供應(yīng)商及其提供的eHR解決方案就有了直觀認(rèn)識(shí)。項(xiàng)目組所有成員都應(yīng)該參與系統(tǒng)演示過(guò)程，尤其是高層管理者代表，他們深入?yún)⑴c非常必要，因?yàn)樗麄兺鶎?duì)最終決策起著關(guān)鍵作用。系統(tǒng)演示全部結(jié)束后，一般可保留3~4家供應(yīng)商進(jìn)入下一輪評(píng)估。

第六步：去典型用戶處取經(jīng)

在與勝出的幾家供應(yīng)商進(jìn)一步接觸之前，項(xiàng)目組應(yīng)該從這些供應(yīng)商提供的用戶名單中挑選并聯(lián)系4~5家典型用戶。與哪些用戶聯(lián)系，事先不必通知相應(yīng)供應(yīng)商，以免該供應(yīng)商與典型用戶事先達(dá)成某種默契，進(jìn)而影響項(xiàng)目組的調(diào)查效果。與典型用戶聯(lián)系之前，項(xiàng)目組需要準(zhǔn)備一系列有針對(duì)性的問(wèn)題，問(wèn)題可以圍繞該典型用戶的 eHR系統(tǒng)應(yīng)用背景、系統(tǒng)功能、實(shí)施效果、系統(tǒng)維護(hù)與應(yīng)用情況、系統(tǒng)對(duì)需求變化的適應(yīng)性、后續(xù)服務(wù)水平以及對(duì)該供應(yīng)商的綜合評(píng)價(jià)等方面展開(kāi)。

項(xiàng)目組成員在與典型用戶聯(lián)系時(shí)要有所分工，注意不要安排同一個(gè)組員負(fù)責(zé)與同一個(gè)供應(yīng)商的所有典型用戶進(jìn)行溝通，以避免過(guò)多的主觀因素給選型造成影響。與典型用戶的溝通結(jié)果將成為最后決策時(shí)的重要考慮因素，因此，要特別注意這些典型用戶表達(dá)的意見(jiàn)。當(dāng)然，也要對(duì)他們有所保留的部分認(rèn)真分析判斷。

在現(xiàn)場(chǎng)感受典型用戶的實(shí)際應(yīng)用情況之后，我們也不能只聽(tīng)供應(yīng)商的單方面陳述。為穩(wěn)妥起見(jiàn)，項(xiàng)目組還需要拜訪供應(yīng)商以了解更多信息。拜訪供應(yīng)商及其典型用戶無(wú)疑會(huì)額外增加選型成本，卻是十分必要的環(huán)節(jié)，尤其是對(duì)于預(yù)算較大的項(xiàng)目，它能進(jìn)一步降低選型的風(fēng)險(xiǎn)（對(duì)于一些預(yù)算本身就不高的項(xiàng)目，建議委托專業(yè) eHR咨詢商對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估）。

拜訪供應(yīng)商一般能達(dá)到兩個(gè)目的：對(duì)供應(yīng)商的實(shí)力做進(jìn)一步判斷，對(duì)第一次系統(tǒng)演示時(shí)被忽視或未給出滿意答復(fù)的問(wèn)題通過(guò)系統(tǒng)再次演示做進(jìn)一步求證。項(xiàng)目組可以要求供應(yīng)商提前準(zhǔn)備如下資質(zhì)材料，以備前往拜訪時(shí)查看：營(yíng)業(yè)執(zhí)照、由銀行開(kāi)具的資信證明、近3年來(lái)的公司eHR業(yè)務(wù)的經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)、與eHR業(yè)務(wù)相關(guān)的員工數(shù)量及組成情況、近期資產(chǎn)負(fù)債表、軟件產(chǎn)品版權(quán)認(rèn)證證書(shū)以及其他有利于體現(xiàn)供應(yīng)商實(shí)力的資質(zhì)文件。項(xiàng)目組應(yīng)該要求供應(yīng)商提供上述材料的副本備存。

在拜訪供應(yīng)商之前，還應(yīng)要求該供應(yīng)商聯(lián)系1~2家典型用戶進(jìn)行參觀。這1~2家用戶最好是在項(xiàng)目組事先已經(jīng)溝通過(guò)的典型用戶名單范圍之內(nèi)。在現(xiàn)場(chǎng)，你可以感受用戶的企業(yè)規(guī)模與業(yè)務(wù)模式是否真正具有可比性，并通過(guò)實(shí)際用戶對(duì)運(yùn)行系統(tǒng)的介紹，來(lái)進(jìn)一步判斷該系統(tǒng)的功能特性是否滿足或接近自己的需求。項(xiàng)目組還可以就該供應(yīng)商的實(shí)施、售后服務(wù)等問(wèn)題與該用戶再次進(jìn)行確認(rèn)。

第七步：調(diào)整方案 最后決策

通過(guò)與供應(yīng)商及其用戶的現(xiàn)場(chǎng)溝通，項(xiàng)目組將會(huì)對(duì)RFP再次進(jìn)行補(bǔ)充與調(diào)整，確保在前面各個(gè)環(huán)節(jié)產(chǎn)生的關(guān)于技術(shù)環(huán)境、系統(tǒng)功能、報(bào)表、系統(tǒng)性能、實(shí)施計(jì)劃、報(bào)價(jià)以及售后服務(wù)等方面的各項(xiàng)議題得到充分考慮，并要求供應(yīng)商在方案調(diào)整中進(jìn)行答復(fù)或確認(rèn)；除了報(bào)價(jià)之外，供應(yīng)商對(duì)其他部分內(nèi)容都能相對(duì)容易地做出最大限度承諾。

對(duì)供應(yīng)商及其用戶的拜訪結(jié)束后，項(xiàng)目組事實(shí)上已經(jīng)對(duì)供應(yīng)商做出了大致的排名。如果這些供應(yīng)商在最后一次方案調(diào)整中沒(méi)有出現(xiàn)明顯失誤，經(jīng)過(guò)對(duì)方案的再次評(píng)估后，上述排名的印象基本上不會(huì)變化。

如果排名第一的供應(yīng)商明顯優(yōu)于其他幾家，則可以邀請(qǐng)?jiān)摴?yīng)商進(jìn)行合同談判。但這并不代表其他幾家供應(yīng)商完全喪失了機(jī)會(huì)，在前面的合同談判不順利時(shí)，其他幾家供應(yīng)商就有了新的機(jī)會(huì)，因此在沒(méi)有正式簽署合同之前，不要將機(jī)會(huì)的大門對(duì)其他供應(yīng)商過(guò)早關(guān)閉。

關(guān)于嘉揚(yáng)

嘉揚(yáng)是中國(guó)專業(yè)人力資源管理軟件服務(wù)商，致力于推動(dòng)中國(guó)人力資源信息化管理變革。其前瞻平臺(tái)理念和靈活產(chǎn)品，累積企業(yè)客戶5000余家，更贏得全球超過(guò)1/4財(cái)富500強(qiáng)在華機(jī)構(gòu)的信任和青睞！

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